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建材地勘甘肅總隊公文處理若干規定

2016-10-13 08:30:42 來源: 作者:

  第一章 總 則

  第一條 為使我隊的公文處理工作規范化、制度化、科學化,不斷提高公文處理工作的質量和效率,根據上級有關規定,結合工作實際,特制定本規定。

  第二條 總隊的公文是在生產和經營管理過程中所形成的具有強制效力和規范體式的公務文書。是傳達貫徹黨和國家的方針、政策、發布規章制度,請示和答復問題,指導布置和商洽工作,報告情況,交流經驗的重要工具。

  第三條 各單位要對自身行文負責。行文的事項必須在本單位的職權范圍之內,不屬于自己職權范圍內的事項不要行文。

  第四條 在公文處理工作中,必須嚴格執行國家保密法規和有關保密規定,確保國家秘密和總隊商情技術秘密安全。

  第二章 公文處理管理機構

  第五條 總隊公文處理工作的管理機構為綜合辦公室。日常公文處理工作由主任、秘書和文書具體負責。

  第六條 總隊各單位(部門)應根據公文處理需要明確一名兼職人員負責公文處理工作,單位(部門)負責人應加強對本單位(部門)公文處理工作的管理。

  第三章 公文種類

  第七條 根據《辦法》規定和總隊的實際情況,總隊內各單位(部門)使用的公文種類主要有:

  (一)決定:適用于總隊對重要事項或重大行動做出安排;

  (二)指示:適用于總隊對所屬單位(部門)布置工作,闡明工作活動的指導原則;

  (三)通知:適用于批轉隊屬各單位的公文,轉發集團、省、市和不相隸屬機關的公文;發布總隊規章制度,傳達要求辦理和需要周知或者共同執行的事項等;

  (四)通報:適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神、交流重要情況;

  (五)報告:適用于向上級機關匯報工作,反映情況,提出意見或建議,答復上級機關的詢問等;

  (六)請示:適用于向上級機關請求指示、批準的事項;

  (七)批復:適用于答復下級單位的請示事項;

  (八)函:適用于不相隸屬機關之間相互商洽工作,詢問和答復問題;向有關主管部門請求批準等;

  (九)會議紀要:適用于記載和傳達會議情況及議定事項,督促與會方落實會議精神;

  第四章 公文格式

  第八條 公文的書面格式是公文書面項目的結合,包括文頭部分、行文部分和文尾部分。

  (一)文頭部分一般由版頭、發文字號、橫間隔線、密級、緊急程度和簽發人姓名組成。

  1.版頭是發文單位的標志,用紅色套印。一般由發文單位全稱或規范化簡稱加“文件”構成,如“中國建材地勘中心甘肅總隊文件”。

  2.發文字號由發文單位代字、年度和順序號三部分組成。發文字號排列在版頭之下,橫間隔線之上居中位置。總隊的發文字號,由綜合辦公室統一規定。

  3.橫間隔線是在發文字號之下,公文標題之上的一條紅色橫線,它將文頭部分與行文部分隔開,使公文眉目清晰。

  4.密級是公文的秘密等級。秘密公文應當在文件的左上角標明“絕密”、“機密”、“秘密”等密級,并在文件最后標明印發份數。

  5.緊急程度標注在公文首頁圖文區左上角密級和保密期限之下。內容緊急的公文,根據其緊急程度,分別注明“急”、“加急”、“特急”。平件則無需注明。

  6.簽發人是最終審定并簽署印發的領導人。上報的公文,應在公文首頁橫間隔線上方,發文字號右側,標注簽發人姓名,如“簽發人x x x ”。

  (二)行文部分一般由公文標題、主送單位、正文、附件標注、發文單位、成文時間和印章組成。

  1.公文標題由發文單位名稱、事由和文種三要素構成。公文標題,應當準確簡要地概括公文的主要內容,標題中除法規、規章制度名稱加書名號外,一般不用標點符號。不用紅頭文件紙打印的公文,應當標明發文單位。

  2.主送單位是行文的對象,是辦理或答復公文的單位。主送單位根據行文的需要,確定寫一個或多個。上行文在多數情況下寫一個,下行公文可寫多個。

  3.正文是公文的核心部分。行文的原因、要達到的目的、周知的事項以及具體要求,都通過正文來表達、闡述。

  4.附件標注是對附件名稱和件數的說明。公文如有附件,就要在正文之后左下方注明附件名稱、順序和件數。

  5.發文單位是制發公文單位,要用全稱或規范化簡稱,標注在公文尾部右下側。

  6.成文時間一般標注在發文單位名稱下面。成文時間一般以領導簽發的時間為準;會議通過的公文,以會議通過的時間為準;聯合行文以最后一個單位領導人的簽發時間為準。

  7.印章是公文生效的憑證,印章要端正、清晰地蓋在發文單位和成文時間上,要求上不壓正文,下要騎年蓋月。臨時性機構需要代章的,則應在發文單位之后用括號注明“代章”。

  (三)文尾部分一般由主題詞、抄送單位和印刷版記組成。

  1.主題詞是反映公文核心內容的規范化名詞或名詞性詞組。主題詞標注在抄送單位上方,用黑體字頂格排列。

  2.抄送單位是需要協助承辦或需要了解公文內容的單位。抄送單位標注在主題詞之下,印刷版記之上。

  3.印刷版記包括公文的印發單位、印發時間和印刷份數。

  (四)公文用紙一般采用國際標準A4型(特殊表格除外),左側裝訂。

  第五章 行文規則

  第九條 凡是總隊內各單位(部室)主管的事項,如財務計劃、技術設備、安全生產、科技檔案、黨群、人力資源管理等等,各單位(部室)之間應當直接面談或行文辦理有關事項,超出部門權限或辦理有困難的事項提出意見報送總隊分管領導后,商量以總隊名義行文。

  第十條 “請示”、“報告”、“函”等為上行文。

  (一)“請示”,只對上級單位,一般不得超級請示。特殊情況必須越級請示時,應抄送被越過的上級單位。“請示”應當一事一文,只寫一個主送單位。

  (二)“報告”中不得夾帶請示事項,公文標題不得用“請示報告”字樣。

  第十一條 總隊各單位之間平行文主要有“通知”、“通報”和“函”等。

  第十二條 總隊下行文主要有:“決定”、“指示”、“通知”、“通報”和“批復”等。必要時應當抄送集團公司和上級主管部門。

  第十三條 總隊發文主體分為總隊黨委、總隊和總隊紀委。向上級請示事項,報告工作;向下級發布決定、指示,通報重大問題;決定人事任免和聘用;發布規章制度;一般性的通報與業務單位的函件往來等應以總隊的名義發文;凡涉及事項無需總隊研究決定而屬于職能部門職權范圍以內的事項或以部門名義亦能代表總隊意見的,經總隊分管領導批準,可以加蓋部門印章發文。

  第十四條 隊屬各單位部門行文涉及其他部門的問題時,主辦部門要主動與相關部門協商、會簽,如對有關問題意見不一致時,不得各自行文,必須經分管領導協調意見一致后,方可行文。

  第六章 發文辦理

  第十五條 發文處理是指公文擬稿到發出和保管的整個運行過程。發文處理程序包括:交擬→擬搞→審核→簽發→繕印→校對→用印→登記→分發→投送→立卷→歸檔→銷毀等程序環節。

  第十六條 草擬公文應當做到:

  (一)符合國家的法律、法規及其他有關規定。

  (二)符合實情,觀點明確,條理清楚,文字精煉,書寫工整,標點準確,篇幅力求簡短。

  (三)人名、地名、數字、引文準確。引用公文應當先引標題、后引發文字號。

  (四)結構層次序數,第一層為“一”,第二層為“(一)”,第三層為“1”,第四層為“(1)”。

  (五)用詞、用字準確、規范。文內使用非規范簡稱,一般應當先用全稱,并注明簡稱。

  (六)公文中的數字,除成文時間、部分結構層次序數和詞、詞組、慣用語、縮略語必須用漢字外,應當使用阿拉伯數碼。公文使用國家法定計量單位。

  第十七條 公文由總隊領導簽發。重要的或涉及面廣的,必須由正職或者主持日常工作的副職領導人簽發。經授權,也可由綜合辦公室主任簽發。

  第十八條 簽發公文,簽發人應當明確簽署意見,并寫上姓名和審批時間。其他審批人圈閱,應當視為同意。

  第十九條 公文首面紙必須用《中國建材地勘中心甘肅總隊發文稿紙》由擬稿人手寫。第二頁起的草擬、修改文,一律用微機打印或藍黑墨水、碳素墨水鋼筆,書寫要工整,不寫不規范的異體字和簡化字,紙面要整潔。

  第二十條 公文送領導簽發之前,應當由綜合辦公室審核。審核的重點是:是否需要行文,是否符合國家的法律、法規和方針、政策及有關規定,是需要與有關部門協商、會簽、文字表述、文種使用、公文格式等是否符合有關規定。

  第七章 收文辦理

  第二十一條 收文處理是指總隊綜合辦公室對收進的公文進行辦理和保管的整個過程。收文處理程序包括簽收→拆封→登記→篩選→分發→傳閱→擬辦→批辦→承辦→催辦、查辦→辦復→立卷→歸檔→銷毀等程序環節。

  第二十二條 凡發至我隊的黨內文件、行政系統的公文以及參加會議帶回的文件材料統一由綜合辦公室簽收。辦公室負責人對收文進行閱讀后,提出初步處理意見后,分別送有關領導人、有關單位或承辦人員。分送主管領導的,由主管領導批示,相關部門承辦。

  第二十三條 有關單位根據領導的批示意見,按照來文的內容和要求,具體辦理和執行來文精神。承辦要落實責任、分清主次先后。對于需要幾個單位會辦的公文,主辦單位要主動牽頭,做好協商工作,協辦單位要積極配合。

  第二十四條 送領導人批示或者交有關部門辦理的公文,綜合辦公室要負責催辦、查辦,做到緊急公文跟蹤催辦、查辦,重要公文重點催辦、查辦;一般公文定期催辦、查辦。對下發的重要公文,應當及時了解和反饋執行情況。

  第二十五條 各單位(部室)上報的公文,如不符合本辦法的要求,綜合辦公室可退回呈報部門修改或重新擬文。

  第二十六條 各單位(部室)文件辦理完畢,應及時送交綜合辦公室存檔。

  第八章 文件打印

  第二十七條 以總隊名義發文,經總隊主管領導簽發,綜合辦公室統一編文號后安排打印。文件附件由發文部門打印。綜合辦公室根據公文急緩情況,按先急后緩,先外后內的原則進行安排。

  第二十八條 對打印好的公文清樣,由擬稿人負責進行校對,確保無誤后,簽寫姓名、日期、印制份數,交綜合辦公室制印成文。

  第二十九條 隊屬各單位(部室)以本部門名義印發的公文,由各單位(部室)自行制印。

  第三十條 文件的制印份數應根據收文單位、存檔備查數目來確定。

  第三十一條 上級單位的秘密文件應按照機要文件管理規定處理,除絕密和注明不準翻印的外,經總隊領導或者辦公室主任批準,可以翻印。翻印的文件按原件文件管理要求管理。傳遞秘密公文,必須采取保密措施,確保安全。

  第三十二條 總隊實行無紙化網絡辦公后,本規定第六章發文辦理、第七章收文辦理、第八章文件打印等程序按網絡辦公要求執行。

  第九章 用印

  第三十三條 文件制印完畢應及時用印發出。

  (一)總隊發文用印,由總隊領導簽發或授權的辦公室主任簽發的文件,加蓋總隊公章。

  (二)各單位(部門)發文用印;由單位(部門)負責人簽發文件,文件制印好后加蓋本部門印章。

  第三十四條 用印要嚴格按總隊《印章管理辦法》進行審查,對不符合簽發權限,用印手續不完備,行文關系不正確的不予用印。

  第十章 公文立卷、歸檔和銷毀

  第三十五條 公文辦完后,應當根據《檔案法》和有關規定,及時將公文稿、正本和有關材料整理立卷。

  第三十六條 公文歸檔,應根據相互關系、特征和保存價值分類整理立卷。要保證檔案的齊全、完整,以便保存利用。

  第三十七條 相關部門聯合辦理的公文,原件歸主辦單位立卷。

  第三十八條 隊屬各單位(部門)案卷應當確定保管期限,根據案卷內容需向總隊檔案室移交的,一般第二年的六月份移交應歸檔的資料。

  第三十九條 沒有歸檔和存查價值的公文,經鑒別和主管領導人批準,可以定期銷毀。銷毀程度按規定執行。

  第十一章 附 則

  第四十條 本規定由總隊綜合辦公室負責解釋。

  第四十一條 本規定自印發之日起執行。

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